"Я очень рада, что мы теперь можем предложить ЭДО с цифровой подписью! Это даст свободу, эффективность и круто, что это современно и безопасно! Спасибо всем командам, которые сделали это возможным! Для условий удаленной работы сотрудников Авито - это бесценно."

Оля Ким

«Закон устанавливает, что любой документ в электронной форме, подписанный УКЭП, считается равнозначным собственноручно подписанному бумажному варианту. УКЭП — самая защищенная из электронных подписей: она подтверждает, что документ был подписан конкретным человеком и гарантирует, что после подписания в него не вносилось никаких изменений».

Виктор Топадзе

Используемая в Авито схема электронной подписи безопасна и не позволит подписать документы без вашего ведома ни компании, ни тому, кто найдёт потерянный смартфон с установленным приложением. Секретный ключ хранится на вашем устройстве и извлечь его оттуда на порядки сложнее и дороже, чем подделать рукописную подпись! Разумеется, если вы будете использовать надёжный пароль для доступа к приложению. При этом, электронная подпись позволяет быстро и удобно подписать документы из любой точки мира.

Андрей Усенок

Мы довольно давно перешли на удаленный формат работы, а последнии события еще активнее подстегнули нас к тому, чтобы все наши обычные задачи делались удаленно. Обслуживание бумажного документооборота давно стало проблематичным в условиях удаленной работы и разных локаций сотрудников. Переход на внутренний электронный документооборот стал насущной необходимостью. Мы рады запустить в Авито безбумажные процессы с использованием технологий усиленной цифровой подписи. Это удобно и безопасно, не нужно будет ездить в офис подписывать бумаги и тратить солидные бюджеты на курьеров. А еще это про экологию и бережное отношение к нашей планете, что для нас в Авито очень важная тема

Вадим Мадисон

Мы всегда стремимся сделать наши процессы проще и удобнее, и я рад, что мы делаем очень важный шаг - переход на цифровую квалифицированную подпись для внутреннего электронного документооборота (ЭДО). Подписание документов станет проще и быстрее, и для этого нам не нужно ехать в офис - достаточно согласовать документ со смартфона.

Максим Сапронов

УКЭП это файл-контейнер, который защищен средствами криптографии, он не может быть экспортирован (скопирован) даже с согласия владельца и имеет высокую степень защиты от компрометации. УКЭП, которые выпускает наш удостоверяющий центр, будут хранится на вашем смартфоне. Для получения УКЭП можно не посещать офис, он будет получен с помощью смартфона из любой точки мира. Но может потребоваться посещение офиса для подтверждения личности, подробнее см. в вопросе “Как будет проходить процесс”.

Авито берет на себя максимум заботы о сотрудниках в процессе выпуска сертификата. Вам достаточно оставить заявку на выпуск, мы сформируем заявление на выпуск сертификата для вас. Вы получите на телефон СМС с понятными инструкциями: скачать и установить приложение (по желанию почитать о нем можно по ссылке) и выполнить шаги по регистрации в приложении.

После регистрации необходимо подтвердить свою личность одним из способов:

  • из любой точки мира при наличии биометрического загранпаспорта (“нового образца”) и смартфона с NFC (поддержкой бесконтактной оплаты). Сделать это можно в приложении, в нем очень понятная навигация.
  • посетив ресепшен в офисах Авито в Москве (15 этаж) или Санкт-Петербурге (8 этаж)
  • посетив офис удостоверяющего центра в других городах России. Коллеги, при обработке заявки выйдут на связь, чтобы согласовать дату и время посещения офиса
  • другим способом: мы прорабатываем

дополнительные варианты идентификации, чтобы сделать процесс еще удобнее. С новостями вернемся позже

После идентификации на смартфон придет уведомление о том, что процедура завершена и сертификат выпущен. Дальше им можно пользоваться для подписания документов.

Когда коллеги из HR-Admins сформируют документы на подписание, вам придет push-уведомление на смартфон. Ознакомиться с документом, подписать или отклонить его можно будет из приложения. Если документ многостраничный, то для удобства ознакомления его можно будет перенаправить на электронную почту.

Никак, вся подготовка происходит в момент выпуска сертификата и никаких других подготовительных действий не требуется.

УКЭП - это сертификат, защищенный криптографией, он хранится на вашем устройстве и не может быть экспортирован (скопирован) куда-либо. Сертификаты для сотрудников Авито выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, по уровню защиты УКЭП аналогичен сертификатам, которые используются, например, для сделок с недвижимостью и документооборота между юридическим лицами.

Сам файл документа (например, pdf) и файл подписи. Оба файла по каждому документу хранятся в приложении удостоверяющего центра на вашем смартфоне и могут быть сохранены в хранилище по вашему усмотрению (жесткий диск, облако и т.д.).

“УКЭП” и “Сертификат” используются в качестве обозначения закрытой части ключа, т.е. файла-контейнера, который позволяет пользователю подписывать документы. Термин “Подпись” означает отпечаток сертификата, т.е. файл, который крепится к подписанному документу после подписания и гарантирует, что документ подписан.

Электронный документ имеет полную юридическую силу. УКЭП обеспечивает высокую степень защиты от компрометации. Мы верим, что скомпрометировать бумажный документ с собственноручной подписью - более простая задача, чем подделать УКЭП. Кроме того, оригиналы бумажных документов часто “архивируются” дома на самой дальней полке книжного шкафа, и легко могут быть утеряны. В то время как оригиналы электронных документов всегда у вас под рукой.

Сертификат зашифрован и не может быть экспортирован с телефона (даже при желании/согласии владельца), кроме того доступ к сертификату осуществляется по обязательному вводу пароля, поэтому это безопасно. Мы верим, что отсутствие дополнительных токенов создает дополнительное удобство - смартфон всегда при вас и потерять его значительно сложнее, чем usb-токен. Также, немаловажно, что корректная работа usb-токенов не гарантируется на MacOS. Если смартфон будет утерян (или вы просто захотите обновить свое устройство), то процедуру выпуска сертификата придется пройти заново - такова цена безопасности. При потере смартфона следует заблокировать сертификат обратившись в канал ~ukep-support - аналогично тому, как вы поступили бы с приложениями онлайн банкинга.

Особенность работы нашего решения в том, что сейчас интерфейсом для взаимодействия с подписью является приложение на смартфоне. В настоящий момент приложение не интегрировано с какими-либо сервисами, и ориентировано на использование для корпоративных нужд. При этом, так как сертификат выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, то после выпуска сертификата информация о нем появится на “ГосУслугах”. Наш удостоверяющий центр уже оказывает услуги по выпуску сертификатов для клиентов Сбер, ВТБ, Альфабанк, ГК “Самолет” и др.. В дорожную карту развития приложения входит интеграция с дополнительными сервисами, обещают предоставить эту возможность в обозримом будущем.

Наша система кадрового учета интегрирована со средой Инфотекс Интернет Траст, поэтому на текущий момент можно использовать только сертификаты этого удостоверяющего центра.

Аутентификация по паролю (пароль не может быть запомнен и потребуется ввод при каждом входе - такова цена безопасности). Биометрия (отпечаток пальца, FaceID) и двухфакторная аутентификация пока недоступны.

Нет, также как и с бумажным документом. Если, вы обнаружили ошибку в документе после подписания - необходимо связаться с работодателем и попросить перенаправить на подписание документ с нужными корректировками.

При переходе на электронный документооборот все персональные данные продолжают хранится в той же кадровой информационной системе, что и при бумажном документообороте - нигде дополнительно они не накапливаются. Сервера Авито надежно защищены, а взаимодействие с удостоверяющим центром ведется по защищенному каналу связи. Персональные данные в безопасности.

Необходимо будет перевыпустить сертификат (он действительно не экспортируемый и вообще никто, кроме владельца, не имеет к нему доступа). Подписанные документы после переустановки приложения не будут доступны (поэтому для вашего удобства их лучше дополнительно сохранять после подписания). При этом, электронные документы с электронными подписями накапливаются в кадровом архиве - по вашему запросу мы в любой момент готовы предоставить как файл документа, так и файлы электронной подписи.

Наш поставщик сертификатов (один из немногих на рынке) позволяет пройти процедуру восстановления пароля. Для этого, в силу требований закона, придется повторно пройти идентификацию личности (см. вопрос “Как будет проходить процесс?”)

Да, более 500 крупных компаний, и количество компаний стремительно увеличивается. Например, в электронном виде кадровые документы подписываются в ОАО “РЖД”, ПАО “МТС”, ПАО “Мегафон”, ПАО “НЛМК”, ООО “ПепсиКо Холдингс”, ООО “Юнилевер Русь”, АО “Трансмашхолдинг”, ООО “Вайлдеберриз”, ПАО “Сбербанк России”, ООО “Хэдхантер” и др.